ABC-Rechnungseingangsbuch

Module

ePrüfer-APP (Rechnungseingangsbuch)

Grundmodul zur Sage Office Line EVOLUTION oder Sage 100

Die Softwarelösung Advantage-ePrüfer-APP stellt mehrere Prozessbausteine zur Verfügung:

1. Registratur: Registrieren Sie Ihre Eingangsrechnungen manuell und scannen Sie diese aus der Registratur heraus auf Knopfdruck ein. Optional registrieren Sie durch einen automatisierten SCAN- und Digitalisierungs-Prozess mit OCR-Erkennung - manuelle Eingaben entfallen nahezu.
Steuern Sie den Beleg in den Prüfprozess ein - zur sachlichen, rechnerischen, budget- und kontierungsseitigen Prüfung. Mitarbeiterrollen, Betragsbegrenzungen, 4-Augen-Prinzip, Vertretergruppen und email-Benachrichtigung unterstützen den schnellen und korrekten Durchlauf optimal.

2. Belegprüfung: Der optionale elektronische Prüfworkflow findet im Zusatzmodul magIQ-ePrüfer-WEB statt (siehe unten).

3. Buchungsvorbereitung: Sichten Sie die Prüfergebnisse aus dem Prüfprozess und Ergänzen Sie Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger. Bei Nutzung der Kontierungsfunktion im magIQ-ePrüfer-WEB entfällt diese Aufgabe.

4. Buchungsübergabe: Erstellen Sie Buchungssitzungen und verbuchen Sie die Eingangsrechnungen in der Sage Office Line EVOLUTION oder Sage 100. Mit der Verbuchung werden die digitalisierten Dokumente an das optionale DMS-System übergeben (Sage DMS oder Docuware), einschl. der Dokumenteneigenschaften.

5. Auswertungen: Drucken Sie periodengenau die Eingangsrechnungen oder filtern Sie nur diejenigen heraus, die Sie sehen möchten, z.B. auf eine Kostenstelle bezogen. Erstellen Sie eine stichtagszogene Fälligkeitsanalyse für die Liquiditätsbetrachtung. Sichten Sie, WELCHE Rechnungen unterwegs sind und SEIT WANN sich diese bei WEM befinden.

6. Qualitätssicherung: Prüfen Sie auf nachträgliche Belegänderungen in der Finanzbuchhaltung im Mutationsprotokoll und übertragen Sie die Zahlungen aus der Fibu in den Belege des Rechnungseingangsbuches zurück.

magIQ-ePrüfer-WEB

magIQ-ePrüfer-WEB: Elektronisches Verteiler-, Prüf- und Genehmigungsverfahren

Im Prüfprozess wird der Beleg geprüft und bis zur Freigabe zur Verbuchung gebracht.

Prüfer können die Genehmigung erteilen (sachlich richtig, rechnerisch richtig, korrekt budgetiert, korrekt kontiert), an andere Prüfer oder Prüfer- bzw. Vertretergruppen weiterleiten oder (für den Fall einer falschen Beleg-Zuweisung) an den sog. Finanzadmin zurück geben.

Die eingescannte Rechnung kann hier geöffnet werden. Ergänzende Dokumente können hinzugefügt werden, ebenso wie zusätzliche Informationen (Kostenstelle, Kostenträger, Bestellbeleg, Budgetpositionsnummer etc.).

Mit dem Zusatzmodul PLUS1 können Stammdaten (z.B. Kostenstelle, Kostenträger) aus der Sage Office Line EVOLUTION- oder der Sage100-Rewe angelesen werden.

Mit dem Zusatzmodul PLUS2 kann während des Prüfvorgangs auch die komplette Kontierung einschl. Aufteilungsbuchungen erfolgen. Dadurch kann dieser Beleg nach der Freigabe sofort über das Rechnungseingangsbuch verbucht werden. Folgeprüfer können die Genehmigung für die Kontierung erteilen oder Änderungen vornehmen.

Jeder Prüfer kann seine eigenen Prüfvermerke erstellen. Diese werden protokolliert und bis zur Fibu-Buchung übergeben.

Mit dem Speichern des Beleges erfolgt die "digitale Unterschrift". Alle Daten werden an die ePrüfer-APP übertragen und können dort jederzeit eingesehen werden. Die Daten werden dann im magIQ-ePrüfer-WEB-Archiv abgelegt und können jederzeit nochmals eingesehen werden.

Der magIQ-ePüfer-WEB "läuft" als WEB-Applikation außerhalb der Sage Office Line EVOLUTION oder der Sage100 im Internet Explorer oder Mozilla Firefox (Sage-Third-Party-pflichtig).

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